データ保護

2018年5月

ご利用者の個人情報の保護は弊社にとりまして特別な関心事項です。ですから、BayWa r.e. renewable energy社およびその子会社(以下、「BayWa r.e.」と省略)は、ご利用者の個人情報(以下、「データ」)の取り扱いにあたっては、法的諸規則を忠実に遵守いたします。本データ保護方針を持ちまして、弊社におけるご利用者のデータの取り扱いに関しまして、お客様が利用できるデータ保護に関する権利、またEU一般データ保護規則を含む法律に関しましてご説明いたします。

1.  データの取り扱いの責任者は誰で、誰に照会することができるのですか。

責任者は、BayWa r.e. renewable energy社(ミュンヘン 81925、アラベラ通り 4番)です。Eメール: info@baywa-re.com、 電話番号:+49 89 383932 0。
BayWa r.e. renewable energy社のデータ保護責任者は下記の住所宛、または次のEメール datenschutzbeauftragter@baywa.de 宛に連絡可能です。

2.  どのようなデータが取り扱われ、その入手先はどこですか。

弊社は、ビジネスの開拓およびビジネス関係構築の一環として、ご利用者から入手したデータを取り扱います。さらに、弊社では、信用調査機関、債権者保護団体からのデータ、および公的に入手可能な情報源(商業登記簿、協会登録簿、土地登記簿、メディアなど)、並びに長期的なビジネス関係にある他企業から適切な方法で入手した情報を取り扱います。

個人情報として見なされるものには:

次のようなご利用者の 出身データ・連絡先データが含まれます:

  • 個人のお客様:氏名、住所、連絡先(Eメールアドレス、電話番号、ファックス番号)、生年月日、ご提出いただいた身分証明書(証明書のコピー)上のデータ、銀行情報
  • 法人のお客様またはサプライヤーの皆様:法的な代表者名、会社名、商業登録番号、付加価値登録税番号、事業者番号、住所、担当者の連絡先(Eメール、電話番号、ファックス番号)、銀行データ

さらに以下のその他の個人情報データも扱います:

  • 弊社のビジネス関係の種類と内容に関する情報。例えば、契約データ、注文データ、売上データ、証明データ、顧客履歴およびサプライヤーの履歴、協議資料、車両データ、
  • 財政状況に関する情報(信用情報など)、
  • 広告データおよび販売データ、
  • 文書データ(協議記録など)、画像データ、
  • BayWa r.e.社との電子的通信から得られた情報(例えば、IPアドレス、ログインデータ)
  • 弊社が取引過程で入手したその他のデータ(例えば、顧客との会話)
  • 弊社が長期データ・連絡先データ並びにその他のデータから自身で作成したデータ。例えば、顧客のニーズおよび潜在的顧客の分析。
  • 例えばニュースレターから得られた同意宣言の文書化。
  • 監視カメラシステムの画像データ
  • 公開イベントで撮影された写真

3.  どのような目的で、かつどのような法的根拠でデータが取り扱われるのですか。

弊社は、EU一般データ保護規則および2018年ドイツ連邦データ保護新法の規定に基づいてデータを処理しております: 

契約(前)義務履行のため(EU一般データ保護規則第6条1項(b)):
皆様のデータの処理は、弊社製品・サービスの販売および流通、調達および物流の目的だけでなく、サプライヤーおよび顧客の管理・分析のためにも使用されます。とりわけビジネスの開拓およびお客様との契約履行の際に、例えば以下のような場合に、データが処理されます:

  • 顧客口座ないしはサプライヤー口座の作成と管理
  • 注文の配送
  • 顧客口座の管理
  • 懸賞への応募
  • 情報の送付、例えばカタログの請求

契約(前)義務履行のため(EU一般データ保護規則第6条1項(c)):
異なった法的な義務の履行目的のために、データは処理されます。例えば、商法まはた税法、マネーロンダリング関連諸規則、危険物取扱規則などの製造物に適わる諸規則に必要となります。

正当な利益の確保(EU一般データ保護規則第6条第1項(f)):
利益を比較検討して、本来の契約履行目的を超えて、弊社または第三者の正当な利益確保のためにデータが処理されることがあります。正当な利益確保のためのデータ処理には、例えば以下の場合があります:

  • 信用度データを特定するための信用調査機関および債権者保護団体との協議およびデータ交換、および共通顧客に対する財務不履行リスク特定のためのグループ全体の信用情報データベースの維持。
  • 広告またはマーケティング
  • 取引管理および製品・サービスの開発、
  • 顧客サービス改善のためのグループ全体の顧客データベース管理
  • BayWa r.e.社のサイトを契約上または違法行為から守るための措置、例えばアクセス制御、ビデオ監視、
  • 法的な準拠の範囲で。

同意(EU一般データ保護規則第6条1項(a)):
お客様が弊社によるデータ処理に同意した場合、同意宣言に規定された目的に従って、またそこで合意された範囲内で、データが処理されます。例えば弊社ニュースレターの受信への同意は、いつでも将来に対して有効な形で撤回することができます。これに関しては1番に示した連絡先にご連絡ください。 

4.  広告目的の個人情報の処理

弊社はまた、お客様の情報を使用して、ご注文、特定の製品またはマーケティングプロモーションについてお伝えし、興味のある製品やサービスをお勧めします。
お客様は、広告目的の個人データが使われることに、全体として、または個別に異議を申し立てることができます。BayWa r.e.社の側ではこうした異議申し立てには、お客様にコストはかかりません。これに関しては1番に示した連絡先にご連絡ください。

Eメールによる製品の推奨

ドイツ不正競争防止法第7条第3項の法的前提条件により、BayWa r.e.社はお客様が弊社での製品またはサービスのご注文の際に提出されたEメールアドレスを、類似の製品またはサービスの直接広告に使用する権利があります。こうした製品の推奨は、ニュースレターをご購読の有無にかかわらず、お客様に送られます。
お客様がEメールによる製品の推奨の受信をご希望でない場合は、基本料金の通信費以外の費用を負担することなく、Eメールアドレスのこの目的での使用にいつでも異議を申し立てることができます。これに関しては1番に示した連絡先にご連絡ください。もちろん、どのEメールにも登録解除リンクが含まれています。

ニュースレター

弊社ではニュースレターの配信に、いわゆるダブルオプトイン方式を使用しております。すなわち、お客様が予めニュースレターの配信サービスを明確に承諾した場合して初めてEメールによりニュースレターを配信します。その後で、Eメールによるニュースレターを送付し、同メール内に含まれるリンクをクリックして、ニュースレターの配信希望を確認するようお願いしております。
後になってニュースレターの受信が不要になった場合は、お客様は基本料金の通信費以外の費用を負担することなく、これにいつでも異議を申し立てることができます。これに関しては1番に示した連絡先にその旨をご連絡頂くだけで結構です。もちろん、どのニュースレターにも登録解除リンクが含まれています。

5.  信用情報の処理

SCHUFA社へのデータの移転
BayWa r.e.社は、取引関係の登録、遂行および終了、ならびに契約に基づかない行動や詐欺行為に関する、お客様との間で締結された契約に関連して収集された個人情報を、SCHUFA Holding社(ヴィ―スバーデン 65201、コルモランヴェーク 5番)に移転しています。この移転に関する法的根拠は、EU一般データ保護規則第6条第1項(b)および第6条第1項(f)です。第6条第1項(f)に基づくデータ移転は、これがBayWa r.e.社または第三者の正当な利益の保全のために必要な限りにおいてであり、個人情報の保護を必要とする当事者の利益または基本的人権および基本的自由を超えない場合です。SCHUFA社とのデータ交換は、顧客の信用情報を調査する法的義務(民法第505条aおよび第506条)の履行にも役立ちます。SCHUFA社は入手したデータを処理し、それをプロファイリング(スコアリング)の目的でも使用します。欧州経済圏およびスイス、並びに場合によっては他の第三国(同国が欧州委員会によって妥当性の決定がある場合に限り)にいる同社の契約パートナーに、 とりわけ自然人の信用性の判断の目的で、情報を提供します。SCHUFA社の活動に関する詳細情報は、EU一般データ保護規則第14条に基づく同社の情報パンフレット、またはwww.schufa.de/datenschutz にてオンラインでご覧いただけます。

その他の信用調査機関へのデータの移管
ちなみに、BayWa r.e.社は正当な利益がある場合に、以下の信用調査機関を利用しています:Bisnode Deutschland社(ダルムシュタット 64293、ロバート・ボッシュ通り11番、Coface Central Europe Holding社(オーストリア、ウィーン 1010、シュトゥーベンリング 24番)、CRIF Bürgel社(ミュンヘン81373、ラートコファー通り2番)、Creditreform社(ミュンヘン 81302、マハトルフィンガー通り 13番)、EOS Deutschland社(バート・ラッペナウ 74906、ゴットリープ・ダイムラー・リング 7-9番)。
 
グループ内での信用情報データベースの管理
合法の範囲でお客様に関する信用情報を取得した場合は(信用情報機関など)、弊社はこれをBayWa-Kreditmanagementに参加しているグループ企業がアクセスできるシステムに保存します。これは、共通の顧客がある場合、取引処理を容易にし、財務不履行リスクを特定することを目的としています。信用情報データベースへのアクセスは、それぞれのグループ会社が正当な利益を有する場合にのみ可能となっています。

6.  誰が自分のデータを取得しますか。

弊社があるサービス事業者にデータ処理を委託した場合も、弊社がお客様のデータ保護に責任を持ちます。すべての委託事業者は契約上お客様の情報を機密として扱うこと、またサービス提供に必要な範囲でのみデータ処理することを義務付けられています。弊社から委託されたサービス事業者は、それぞれのサービス提供に必要な限りにおいてお客様のデータ処理を入手します。例えば、弊社がITシステムの運用とセキュリティに必要としているITサービスプロバイダーや、自社の販売促進キャンペーンに必要な広告代理店およびリストブローカーがいます。

お客様のデータは、BayWa社および、BayWa r.e.社を含む同社の子会社の顧客データベースで処理されます。顧客データベースは、手元にある顧客データ(データ重複の削除、移動済・活動停止のマーク、アドレスの修正)の質の向上に役立っており、公開された情報からのデータによるデータ蓄積を可能にしています。これらのデータは、BayWa社による顧客データベース(参加企業)に参加しているBayWaグループの企業が利用できるようになっており、個々人宛のダイレクトマーケティングキャンペーン(ニュースレターなど)、ターゲット・オンライン・マーケティング、およびパーソナライズド・オンライン・ショップの設計に使用されることがあります。

顧客データベースにより、同じ顧客を持つ参加企業は顧客に関する情報を組織全体で利用できます。このアプローチは、顧客に常に最新かつ関連性の高い情報を提供することを目的としています。この顧客の関心に関するデータ処理は、EU一般データ保護規則第4条のプロファイリングに相当しますが、自動化された意思決定プロセスは行われません。顧客データは、企業ごとに別々に保管され、BayWa 社はその際、個々の参加企業のサービスプロバイダーとして機能します。

BayWa社グループ企業の概要はこのリンクでご覧いただけます: https://www.baywa.com/konzern/im_profil/konzerngesellschaften/

製造元のポータルでオファーが作成されたり、販売されたりする場合、お客様が提供するデータは同ポータルで直接取り扱われます。

法的義務がある場合、並びに法的措置の枠組みで、監督当局および裁判所並びに外部監査人が、お客様のデータを入手することがあります。

さらに、契約開始および契約履行の目的で、保険会社、銀行、信用調査機関およびサービス事業者がお客様のデータを受け取ることがあります。

7.  自分のデータはどれぐらいの間保存されますか。

弊社は、ビジネス関係の終了まで、または適用される製品保証、保証、消滅時効期間および法的保持期間(例えば、商法または税法など)が満了するまでデータを取り扱います。 さらに、証拠としてデータが必要とされる法的紛争が終了するまでデータを保存します。

監視カメラの映像データは基本的に7日間で消去されます。

8.  応募書類のデータ処理

応募者ポータルを介してご自分の応募書類を弊社に送信された場合、弊社は紛失や悪用されないように、安全な事業環境で応募者の個人情報を保存します。応募書類には、BayWa r.e.社への応募者選考過程に関与しアクセス権限がある担当者のみがデータを処理できます。場合によっては、応募者に代わりの職位を提供することができる場合に利用されます。選考過程終了後は(つまり応募者が弊社より選考結果を受け取った後)、弊社では最大6か月間応募者のデータを保存します。

9.  Eメールによるやり取り

暗号化されないEメールは安全でないと見なされることにご留意ください。権限のない人物がEメールの内容を知り、場合によっては不正操作することがあるからです。このため弊社では、取り扱いに慎重を要するデータはEメールで送信しないよう推奨しています。応募者の方々は応募者ポータルをご利用ください。そこでは応募書類は安全な方法で転送されます。それにもかかわらず、取り扱いに慎重を要するデータをEメールで送信しなければならない場合には、内容の暗号化をご利用ください。

10. ウェブサイトの閲覧ではどのようなデータが取得されていますか。

Cookieの使用
弊社ウェブサイトではいわゆるCookieを使用しています。Cookieとは小さな文字列データで、ブラウザを利用して閲覧者のデバイス上に保存されます。これは、いかなる損害を与えるものではありません。弊社では、ユーザが使いやすいようにサービスを提供するためにCookieを使用しています。いくつかのCookieは、閲覧者が消去するまでデバイス上に保存されたままになります。Cookieにより弊社は、閲覧者が次に弊社ウェブサイトを訪問したときに再認することができます。閲覧者がこれをお望みでない場合は、Cookieの使用をブラウザが通知するように設定し、Cookieを個別に許可するように変更することができます。Cookieの無効化により、弊社ウェブサイトの機能が制限されることがあります。

ウェブ解析
ウェブサイトでは解析ツールを利用して、訪問者の閲覧行動に関する一般的な情報が把握されています。例えば、閲覧したページ、閲覧時間、参照ページ、並びにオペレーティングシステム、画面解像度、ご使用のブラウザなど、閲覧者のコンピュータシステムに関する一般的な情報が含まれます。すべての取得情報は匿名化されて保存され、同データを閲覧者に分類することは不可能となっております。ご利用者がこうした匿名化された形での閲覧情報の取得に同意できない場合は、ご使用のブラウザのCookieを無効化することで阻止することができます。

Google Analyticsの使用

弊社ウェブサイトではGoogle社のインターネット解析サービスであるGoogle Analyticsを使用しています。Google Analyticsは、閲覧者のコンピュータに保存されるCookie(小さな文字列)を使用しており、これにより閲覧者によるウェブサイトの使用状況の分析が可能になります。

Cookieにより生成された、閲覧者のウェブサイトの使用状況に関する情報(IPアドレスを含む)は、米国のGoogle社のサーバーに送られ、そこで保存されます。Google社はこの情報を使用して、閲覧者のウェブサイトの使用状況を分析して、ホームページ運営者に対しウェブサイトの利用報告書を作成します。さらに、ウェブサイトの利用をインターネットの使用を結びつけたサービスを提供します。また、Google社は場合によっては、この情報を第三者に移転します。ただし、これが合法である場合、もしくは第三者がこのデータをGoogleの委託で処理する場合に限られます。Google社は閲覧者のIPアドレスを同社が持つ他のデータと結びつけることは決してありません。ブラウザで適切な設定を選択することにより、Cookieの使用を拒否することができますが、この場合、このウェブサイトの全機能を使用することはできません。このウェブサイトを使用することにより、上記の目的のために、上記の目的で、Google社によるお客様のデータの処理に同意するものとします。

弊社ウェブサイトでのGoogle Analyticsの使用は、非アクティブ化アドオン「_anonymizeIp()」のみであることをお知らせします。閲覧者のIPアドレスは完全な形では保存されません。ウェブサイト閲覧者の識別はされません。

Google Analyticsを無効にするためのブラウザアドオン(http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en)をインストールすることにより、その使用に異議を唱えることができます。 これにより、Google Analyticsに対し、サイト訪問情報をGoogle Analyticsに提供しないように伝えたことになります。 閲覧者の明白な同意がなければ、弊社はトラッキングツールを以下の目的でひそかに使用することはありません。

  • 閲覧者に関する個人情報を収集すること
  • そうしたデータを第三の事業者およびマーケティングプラットフォームに移転すること
  • データと閲覧者の個人情報(氏名、住所など)を結びつけること

11. 個人情報は第三国に転送されますか。

第三国へのデータ転送は、欧州委員会の適切性判断、標準的契約条項、適切な保証、またはお客様の明示的な同意に基づいてのみ個別に行われます。

12. どのようなデータ保護に関する権利がありますか。

お客様は、データ保護諸規則の要件に基づいて、保管されたデータの情報、修正、削除または処理の制限を要求する権利、処理に異議を申し立てる権利、データの可搬性および苦情に関する権利を有します。

情報の権利
お客様は自分のデータ処理の有無およびその期間について情報を請求することができます。

修正の権利
ご自分のデータが不完全または不正確な場合、お客様はデータを修正ないしは補足するよう、いつでも弊社に請求することができます。

削除の権利 
弊社が違法なデータ処理をしたり、処理がお客様の正当な利益を不当に妨害した場合、データの削除を請求することができます。例えば、法定保存義務期間など、即時に削除ができない事由があることにご注意ください。
削除の権利が行使されるか否かにかかわらず、これに関する法的案件が存在せず、法的保持期間がこれを妨げない限り、弊社ではお客様のデータを直ちに完全に削除しています。

処理制限の権利
以下の場合、お客様はデータ処理の制限を要求することができます。

  • お客様がデータの正確性を否定している場合。しかも、弊社にデータの正確性を調査する一定の期間を猶予した場合。
  • 違法にデータが処理されたものの、お客様がデータ削除を望まず、代わりにデータ使用の制限をお望みの場合。
  • 弊社は当初の目的でデータを必要としなくなったものの、お客様が権利の主張または擁護のためにデータをまだ必要とする場合。
  • お客様がデータの処理に異議を唱えた場合。

データ移転の権利
以下の場合、お客様はご自分が弊社に提供されたデータを、構造化され、一般的かつ機械読み込み可能な形式で提供するよう要求することができます。また、このデータを弊社からの妨害を受けることなく、他の責任者に転送できるよう要求することができます。

  • 弊社が、お客様から与えられた、取り消し可能な同意に基づいて、または弊社との契約の履行のためにデータを処理する場合。
  • 同データ処理が自動化された手順で行われる場合。

技術的に実現可能な場合は、データを弊社から他の責任者に直接転送することができます。

異議を申し立てる権利
弊社が正当な利益のためにデータ処理をする場合、お客様は特別の状況から生じる理由により、いつでもデータ処理に異議を申し立てることができます。これらは、これらの規定に基づくプロファイリングにも適用されます。弊社ではお客様のデータ処理をそれ以降放棄します。しかしながら、お客様の利益、権利および自由を上回るだけの、緊急かつ守るべきデータ処理の理由を示すことができる場合は、この限りではありません。また、データの処理が法的主張の追求、行使、または弁護に役立つことを示すことができる場合もこの限りではありません。ダイレクト広告メール目的のデータ処理に関しては、理由を述べずることなく、いつでもデータの取り扱いに異議を申し立てることができます。

クレームの権利

弊社がお客様のデータ処理の際にドイツまたはEUのデータ保護法に違反しているとお考えの場合は、問題をご説明できるように弊社にご連絡くださるようお願いいたします。 もちろん、お客様にはBayWa r.e.社を管轄とする監督機関であるバイエルン州データ保護監督局に連絡する権利があります。

上述の権利のうち、一つの権利を要求したい場合は、1番で言及した連絡先に連絡してください。疑わしい場合には、弊社はお客様の身元を確認するための追加情報を要求することがあります。

13. データの提供義務がありますか。

データの処理は、弊社との契約の締結または、契約履行のために必要です。お客様がデータを提供しない場合、通常、契約の締結や契約の履行をお断りしなければならないか、既存の契約をもはや完了できないため結果として契約終了の必要があります。ただし、契約の履行に関連しないデータ、または法的に必要とされないデータに関しては、データ処理に同意する義務はありません。